Как ставить задачи сотрудникам

Как сделать, чтобы сотрудники четко и в срок выполняли поставленные перед ними задачи? Ключевой фактор здесь – научиться правильно ставить задачи. Ниже главные правила постановки.

1. Четко формулируйте ожидаемый результат

В любой задаче должна быть точная и конкретная формулировка, описывающая конечный результат. Чтобы сотрудник понял, что вы хотите от него получить. Примеры:

Задача № 1: «Нанять директора по продажам»

Описание (результат): «Директор по продажам вышел на работу. Подписаны все документы о приеме и вступлении в должность. Отработал три дня».

Задача № 2: «Маркетинговый отчет»

Описание (результат): «Сделать отчет, в котором будет собрана конверсия из лидов в платежи за последние 30 дней. Отдельным файлом представить список причин отказа. Отчет, а также выводы по нему, нужно подготовить в течение 15 дней»

Задача № 3: «Сделать видео»

Описание (результат): «Сделать видео по такой-то теме, отвечающее следующим параметрам. Согласовать с руководителем. Выложить в канал и получить от 100 просмотров

2. Не допускайте бесконтрольной постановки задачи

Брошенная на совещании фраза: «Запиши, сделать то-то и то-то», приводит к тому, что руководитель поставил 10 задач, а сотрудник записал только пять. Из них 2 сделал как надо, а 3 – неправильно, уверяя, что именно так его и просили.

• Обязательно фиксируйте задачу, это можно делать в Excel не прибегая автоматизации.
• Стандартизируйте формулировки, чтобы не было разговоров из серии “а я думал это так”, “а вы этого не говорили” и тд

3. Устанавливайте сроки и следите за их соблюдением

• Установите дедлайн – дату сдачи работы.
• При срыве сроков по дедлайну введите параметр «новый дедлайн», это поле необходимо для анализа.
• Фиксируйте причины переноса сроков. Каждый раз когда ответственный не выполняет задачу в срок он должен написать о причине.
• Делайте выводы. При настроенной системы вы можете легко понять реальную ситуацию: к задаче никто не приступал или задача слишком сложная или сотрудник реально не успевает или дедлайн был неадекватный. Так появятся предпосылки к порядку.

4. Разграничивайте понятия «движение по целям» и «движение по задачам»

• У цели есть принципы и стратегия ее достижения. Это – проектное управление: человек сам определяет, когда, где и какими методами он будет ее достигать.
• А задача всегда имеет конкретный конечный результат и описание, что именно надо сделать для ее достижения.

К чему приводит правильная постановка задач:

• Меньше хаоса и стресса. В компании появляются понятные правила, которым просто нужно следовать.
• Выше скорость. Вы тратите меньше времени на пустые разговоры, сотрудник понимает, что и в какие сроки он должен сделать.
• Меньше риски. В такой структуре минимальный шанс что-то забыть, потерять, переложить на кого-то ответственность.

Как внедрить систему постановки задач в своем бизнесе?

Внедрение – это отдельный алгоритм со своими регламентами и шаблонами постановки задач, где изначально прописаны параметры и описанием каждого поля. Подробнее об этом на предстоящем интенсиве «Сильные решения»